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工作太多!疲于奔命、反复救火、拖延、赶工……怎么办?

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  • 2019-07-12
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简介每一个职场人都会有火烧眉毛,不得不做,加班到身心俱疲的时刻。那么你有没有反思过,为什么?为什么有些人能够工作生活两不误,有些人却因为忙忽

    每一个职场人都会有火烧眉毛,不得不做,加班到身心俱疲的时刻。那么你有没有反思过,为什么?为什么有些人能够工作生活两不误,有些人却因为忙忽略了家人?其实大多数忙碌不是因为工作太多,而是因为低效。毕竟工作都是人做出来的,没有领导会安排无法完成的工作,大多数领导也并不喜欢天天看员工加班,工作出结果才是最重要的。仔细读读这篇文章,分析你的忙碌是因为什么,文中的方法或许会帮助你高效,快速的完成工作。本文转载自L先生说(ID:lxianshengmiao)我写过许许多多时间管理的文章,其实时间管理的本质是什么?无非就是一句话:在适当的时间,做适当的事。

    实际生活中,我们遇到的问题 —— 疲于奔命、反复救火、拖延、赶工……很大程度上,其实都是「时间」和「事情」错配了,没有良好地契合起来。

    这就导致了,我们的产出和效率相当低下,沦为大脑和「快感」的奴隶:

    重要的事情一直拖着不去干,大片大片的时间任由它荒废掉,不断忙着去做一些紧急但无用的琐事,失去了自己的思考、成为别人的手和眼……

    所以,市面上有许多时间管理的方法,但它们都只是「技巧」而已。

    如果不按自己的症状做诊断,去适配自己的实际情况,调整自己的工作模式,那其实是起不到太大作用的。

    这就是许多同学的困惑所在 —— 学了很多方法,也强迫自己去坚持了,但还是觉得收效甚微。

    为什么?就是因为没有做好全局的诊断和思考,从更高的层次,去优化自己的习惯。

    那么,如何解决这个问题呢?

    今天,我会分享几个思维方式,帮助大家从「认知层」的角度,去给自己做诊断和思考。1351. 自主性维度:可支配和不可支配做好时间管理的第一步,是分析自己的「自主性」:

    自己的每一个工作日里,有多少时间是可以自由支配的,有多少时间是不能够自由支配的?

    时间管理的基础,是「自由支配」—— 亦即你必须能自己决定:在这一段时间里,我想做些什么。

    如果你连选择的机会都没有,自然,任何方法对你都是没有效果的。

    如何做好自主性分析呢?不妨试着做一下工作日志。每天,在中午12点、傍晚6点、睡前这三个时间点,回顾一下:

    

    

    在过去的这个时间段里,我有多少时间,是可以自己支配的?

    

    

    

    有多少时间,我必须去应对别人、跟他们沟通、被他们所占用?

    

    

    

    不需要非常精确,大致给一个估算值即可,然后把它们分别加起来,得出两个总数。

    很多支撑性、运营性的岗位,比如银行柜员、店长、客服、用户运营……几乎无时无刻不在接待用户,对接其他部门,很难拥有「自己的时间」。对他们来说,可能每天工作10小时,有8个小时都在跟别人「说话」。

    所以,他们非常容易感到「疲劳」—— 因为应对不同的人、不断去沟通和说话,会耗用大量的认知资源,消耗葡萄糖,制造代谢废物。

    这就导致什么呢?他们下班后,会觉得精疲力尽,不想再干别的事情,只想好好休息一下。

    但实际上,只有下班后的时间,才是真正属于你的时间。上班的时候,你只是系统的一部分,只是在维持和推动公司的正常运转 —— 这对你来说是没有太大成长的。

    所以,如果你通过分析,发现:我的「可支配时间」非常少,大部分时间都在服务别人、支撑别人,那么,你要需要注意了。

    我不是鼓动你离职,但你必须去思考:如何才能改变这种现状?

    我能不能压缩、节省「不可支配时间」?比如,一定要跟客户沟通1个小时吗?能不能把信息更好地优化一下,节省沟通时间?

    我能不能用一些自动化、规范化的东西来帮助我?比如,下达设计、开发需求时,一定要反复沟通吗?能不能事先做一个模板,让需求方按照模板填好,节省彼此的时间?

    我能不能尽可能休息、恢复精力,下班之后,才能尽量抓住这些「可支配时间」,去做对我来说更有意义的事情?

    我能不能跟上级确定一个目标,索要一个承诺,如果我能达到,就可以调动工作、承担更多的职责?以此来尽量缩短「被不可支配时间包围」的日子。

    如果都不能,那么我会建议你尽快改变一个环境,因为你只是在出卖自己的时间,这对你来说是没有太大成长的。

    简而言之:一定要想办法去压缩「不可支配时间」,增加「可支配时间」—— 这是一切的前提。2. 完整性维度:整段时间和碎片时间第一步,我们给时间做了一个定性分析,找出了自己每一天的「可支配时间」。

    下一步,就是针对「可支配时间」,进行更加细致的分析:

    有哪些时间是连起来、可以全身心投入工作的;

    哪些时间是断开的、割裂的、碎片化的?

    举个例子:比如你是运营,每15分钟需要去收集一次信息、并进行整理输出,那就属于碎片时间 —— 你最多只能专注15分钟,每15分钟一定会被打断一次。

    或者,你每天上下班,通勤路上需要一小时,这段时间里,你要赶地铁、换乘、走路,那它们也属于碎片时间 —— 因为你压根没法工作。

    再比如,你下班到家,不用干活了,但家人需要陪同,需要带孩子,需要服侍老人,需要做家务活……诸如此类,那同样属于碎片时间。

    这一步,同样按照第一步的方式,对自己的「可支配时间」做划分,大致算出前者和后者的总量。

    你可能会发现:算出来的「整段时间」非常稀少,很可能每天只有1-2个小时。

    给它们标上星标。这就是你一天里面,真真正正属于自己,能够去创造价值、让自己跟别人产生差异的机会。

    甚至可以这么说:你一天里面,其他所有的时间,都是为了「支撑」起这些时间,让它们能够不受干扰地存在,让你得以好好利用它们。

    不要让它们溜走。你要做的是:在这些「整段时间」,尽可能减少噪音,屏蔽一切干扰,让自己全身心投入进去,做最重要的事情。

    什么才是「最重要的事情」呢?可以参考这篇文章:每天上班都疲惫不堪,怎么办?

    基本来说,有一个衡量标准:

    

    

    从长远来看,它能不能为我创造收益?

    

    

    

    我能不能通过它,创造出某个作品、成果?

    

    

    它能否让我和家人更幸福、更快乐?

    

    

    除此之外的一切事情,优先级都要调低。不要急着去应对别人、满足别人的期望、完成别人的要求……那是别人的生活,不是你的。

    在这个过程中,注意两个点:

    1)不要中途打断,一定要告一段落、产生了一个阶段性成果,再去做别的东西。为什么呢?很简单,留在我们脑海中的「未完成事项」,并没有被清除出去,而是一直占据着我们的隐性认知,这就是契可尼效应。

    所以,不要按照时间去切换任务(比如25分钟、40分钟……),而是,应该按照有没有「完成成果」,去切换任务。

    什么是阶段性成果呢?像这篇文章,有4个小点,每写完一个点,就是一个阶段性成果。我就可以休息一下,做点别的,然后再切换回来,继续写下一个小点。

    这样,才能最小化「切换」本身,对我们大脑的干扰,让我们始终处于高效运转的状态。慢慢的,你会体验到「投入」的美妙感觉,继而获得充实感、满足感。

    这就是「心流」的魅力。135

    3. 行为维度:构思和执行通过前面两个维度的思考,你会对自己的「资源」—— 亦即你能做什么、不能做什么,有一个初步了解。

    那么,下一步,就是对你所有需要做的事情,做一个整体的规划。

    还是一样,把它们划分成两部分:需要构思的,以及需要执行的。

    以我写作为例,就可以这样划分:

    哪些是需要构思的呢?文章的选题是什么,讲述哪些知识点,引用哪些案例,用什么样的结构去写,等等。

    哪些是需要执行的呢?围绕某个点去找资料,把找到的素材组织起来,把文章整体框架搭起来,根据框架往里填充东西……

    像这样,把你手头上重要的、大件的项目,都划分成这两类,并按照规范写清楚。

    构思型事务,一定是一个问题,以问号结尾,比如「这个活动的主题是什么?」;执行型事务,一定是一个行动,并且有明确的指向、时间限制和要求,比如「周三前完成12页PPT」。这一步,叫做任务的「TD拆解」(Thinking and Doing)。

    可以参考这个模板:

    

    

    拆解完后,把左边一列,写入一张清单中,叫做问题清单;右边一列,写成另一张清单,叫做执行清单 —— 这其实就是「AFD时间管理法」的基本核心。

    我们的原则是什么呢?在整段时间里,请打开执行清单,按照你的直觉,综合判断重要性、长远价值、后果,选出最重要的一项,专注去做,不要管其他的东西。

    而在碎片时间里,请打开问题清单,挑选一个问题,让自己做一个5-15分钟的 TEC。

    什么是TEC?

    1)聚焦(Target & Task)

    理清核心问题,将其作为思考的起点。

    2)执行(Expand & Explore)开始思考,并对想到的内容时刻进行重构和结构化。

    3)归纳(Contract & Conclude)得出结论,如果有必要,记录下来。

    这一个过程下来多久呢?一般5分钟左右。

    简而言之,你可以参照这个模式:

    给自己设定一个小小的任务,并定下起止时间,在这段时间内,激活大脑,去获取信息、进行思考,并围绕任务组织信息,最终得出结论。

    如果说前两个维度,是对于「资源」的分析,那这个维度,就是对于「任务」的分析。通过这样的方式,把任务拆解成小块,把它跟资源有效对接起来,就能让自己的时间高效运转,真正实现有效的产出。

    135

    4. 视角维度:全景和聚焦最后一个维度,处于最高的层次 —— 它是需要你在工作、生活中,不断去进行转换,用来规范你的思考和行动的。

    我把它分为两部分:全景和聚焦。

    什么意思呢?

    全景,是把自己的视角向上拔高,调整到鸟瞰的角度,去观察自己的方向、战略、路径,思考「为什么」;

    而聚焦,是把视角向下沉,聚焦到具体的战术上,去思考「怎么做」。

    它涉及的是工作的「元认知」角度—— 我为什么要做这件事;以及,我可以如何优化做事的方式,有没有提升的空间?

    具体如何操作呢?本质来说,就是「复盘」。工作告一段落时,或者进行下一步规划、构思时,可以经常停下来,问问自己:

    

    

    我的目标是什么?

    

    

    

    我走在正确的方向上吗?

    

    

    有没有其他的、更好的可能性?

    

    

    我在许多文章中,都提到过「复盘」的重要性。一方面,它可以时刻检验自己是否走在正确的道路上,是否犯了短视的毛病;另一方面,它可以帮助我们,把经验、心得、教训归纳成方法论,不断优化和提升下一次行动的效率。

    这也就是时间管理的核心:我真正要达成的是什么?我可以如何更好地达到它?

    有两个小技巧,分享给大家:1)针对「为什么」,做Done List。

    我们都会做待办清单(Todo List),但却很少去做成果清单(Done List)。

    其实,从目标对齐的角度,Done List 的作用,很可能更重要 —— 它可以帮助你去检验:自己花费的时间、精力,究竟有没有意义;我是忙着救火,忙着满足每一天的短期、紧急需求,还是真的离自己的目标一步步接近?

    如何做 Done List 呢?可以在每天临睡前一两个小时,用印象笔记或Excel,纵向,列出5项自己这一天做过最有价值的事情;横向,列出自己的短期目标、中期目标、长期目标。然后针对每一个交叉点去打分:这件事情,在多大程度上,对我的目标有意义?

    短期目标建议聚焦在3个月以内,中期目标可以是半年到2年,长期目标可以是3-5年。

    试一试,你会真切地感受到时间的价值。

    2)针对「怎么做」,做KPT 复盘法。

    KPT复盘法,是我提到过许多次的方法,也是最简单的复盘技巧。

    具体怎么做呢?非常简单:定期(比如每周),或者一个小项目结束后,打开一页笔记,分别写下:

    K(保持,Keep):在这次项目中,有哪些地方做得很好,需要保持?

    P(问题,Problem):这次项目执行中出现了什么问题?

    T(测试,Test):针对P里面的问题,下一次项目中可以考虑做些什么尝试?

    这样,就可以不断地,把过去的经验转变成财富,用来反哺未来的挑战,不断优化自己的工作方式。

    135

    

    最后,总结一下这篇文章。

    如何给自己诊断,找到「没时间」的症结?

    首先,做一个自主性分析:我有多少可支配的时间?

    然后,针对可支配时间,做一个完整性分析:哪些是整段时间,哪些是碎片时间?

    以上这些,就是对于「资源」的分析。

    接着,把所有要做的事情,做一个行动划分:哪些是思考性的,哪些是执行性的。

    这是「任务」层面的分析。再把它们跟「资源」一一匹配、对接起来。

    最后,是在整个过程中,时刻记住,要不断转换视点,去做视角维度的分析:为什么?怎么做?

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